Odpowiednie zachowanie podczas kontaktów biznesowych może rzutować na przebieg spotkania, ale i długofalową współpracę. Odpowiednie zachowanie podczas spotkania z zagranicznymi gośćmi może skutecznie zachęcić lub wręcz przeciwnie: uniemożliwić nawiązywanie dalszych kontaktów. Jak poradzić sobie w zawiłym świecie biznesu?
O czym warto pamiętać, to zróżnicowanie kulturowe, szczególnie pod względem biznesowym. Inaczej zachowywać będą się biznesmeni ze Stanów Zjednoczonych, inaczej przedsiębiorcy z Azji, a jeszcze inaczej posiadający własne firmy Europejczycy. Różnice te wynikają ze zróżnicowanych modeli biznesowych, jak również z innej kultury. Azjaci znani są ze swojej powściągliwości, co również tyczy się kwestii biznesowych. Istnieje wiele zasad dotyczących spotkań z gośćmi biznesowymi w Azji, m.in. brak dotykania rąk podczas uścisku dłoni – zamiast tego, przedstawiciel zachodniej kultury powinien oddać ukłon.
Przedstawiciele amerykańskiego modelu biznesu nastawieni są przede wszystkim na otwartość w kontaktach z kontrahentami: chętnie mówią sobie po imieniu, spędzają wspólnie czas. Ma to swoje plusy i minusy – z pewnością zmniejsza to dystans i pozwala na otwartość podczas rozmowy. Czy jednak takie zachowanie wzbudza zaufanie? Pozostaje to pytaniem otwartym. Europejczycy stoją niejako pośrodku modelu amerykańskiego oraz azjatyckiego. Są wyważeni, flegmatyczni, ale również rzeczowi i umożliwiający skrócenie dystansu. Kontakty biznesowe nie są przenoszone na grunt towarzyski – kolacje biznesowe mają bardzo formalny charakter.
Jak godzić te różnice? Przede wszystkim do każdego spotkania należy się przygotować. Pomogą nam w tym liczne publikacje dotyczące zachowania w biznesie, szczególnie podczas kontaktów międzynarodowych.
Warto również przed spotkaniem zwrócić uwagę na swój strój – czy nasi goście nie będą czuli się urażeni krótkim rękawem koszuli czy zdjętą marynarką? Panie również powinny uważać: zbyt głębokie dekolty czy wyzywający makijaż nie jest mile widziany. Podczas spotkań z azjatyckimi partnerami warto również poświęcić kilka chwil na uprzejmości – są one nieodłącznym elementem Wschodniej kultury i świadczą nie tylko o dobrych manierach, ale chęci wprowadzenia spokojnej i przyjemnej atmosfery podczas rozmów biznesowych.
Podczas spotkań biznesowych warto raz na jakiś czas urządzać przerwy – pozwoli to na chłodno oceniać kolejne zagadnienia, jak również pozwoli na minimalne rozluźnienie.
Podczas godzin spędzonych poza biurami z pewnością mile przyjęte będzie oprowadzenie gości po mieście i pokazanie jego pięknych stron. Tak samo ma się sytuacja z drugiej strony – nasi gospodarze będą zadowoleni z możliwości wykazania się nie tylko na gruncie zawodowym.
Po skończonym spotkaniu przede wszystkim podziękujmy za gościnę lub też wyraźmy swoje zadowolenie z przybycia gości. To istotny element, szczególnie w kulturze Wschodu.
W kulturze Zachodniej przyjęło się obdarowywanie kontrahentów drobnymi podarunkami lub przyjmowanie prezentów. Zwyczaje takie są nie do przyjęcia w kulturze japońskiej.
