Przegląd kasy fiskalnej – wszystko, co powinniśmy o nim wiedzieć

Przegląd kasy fiskalnej – wszystko, co powinniśmy o nim wiedzieć

Każda kasa fiskalna wymaga regularnych przeglądów i to nie tylko ze względu na wykrycie ewentualnych nieprawidłowości w jej działaniu – jest to odgórnie narzucony wymóg, nakładany na każdego przedsiębiorcę. Nie ma znaczenia to, w jakiej branży pracuje dana osoba, jeśli prowadzi sprzedaż i posiada kasę fiskalną, musi liczyć się z szeregiem obowiązków wynikających z tego faktu. W przeciwnym razie czekają podatnika poważne konsekwencje.

Serwisowanie kasy fiskalnej, czyli obowiązkowe przeglądy techniczne

Jednym z obowiązków każdego przedsiębiorcy użytkującego kasę fiskalną jest przeprowadzanie regularnych przeglądów technicznych tego urządzenia. Zgodnie z aktualnymi przepisami należy dokonywać tej czynności przynajmniej raz w ciągu dwóch lat. Takie systematyczne konserwowanie kasy fiskalnej i naprawianie ewentualnych usterek jest konieczne do tego, aby mogła być ona użytkowana przez długi czas. Pozwala to uniknąć ważniejszych awarii, których naprawa mogłaby okazać się nieopłacalna. Jeśli urządzenie zacznie nieprawidłowo działać, nie należy zwlekać z serwisem, ale wykonać go wcześniej. Bagatelizowanie tego może skutkować uszkodzeniem kasy fiskalnej do tego stopnia, że konieczne będzie kupienie nowej. Bardzo ważną kwestią jest także to, że nie można wykonywać przeglądu we własnym zakresie, co grozi utratą gwarancji producenta urządzenia. Przegląd zawsze musi zostać przeprowadzony przez uprawnionego do tego serwisanta. Użytkownik kasy fiskalnej zobligowany jest do tego, aby miało to miejsce we właściwym terminie. Po zgłoszeniu urządzenia do przeglądu, serwis ma pięć dni na sprawdzenie go pod kątem poprawnego działania i dokonania wszelkiego typu napraw, jeśli zajdzie taka potrzeba. Kto dokładnie odpowiada za serwis kas fiskalnych? Może to być producent krajowy danego typu urządzenia, który zajmuje się również jego serwisu. Kolejną możliwością jest podmiot odpowiadający za nabycie lub import konkretnego rodzaju kasy oraz jej serwisowanie lub ten któremu przekazano jego prowadzenie na podstawie umowy.

Przegląd kasy fiskalnej obejmuje między innymi sprawdzenie ogólnego stanu urządzenia i liczby plomb, pokrywania się adnotacjami znajdujących się w dołączonej do niego książce z dokumentacją serwisową. Ocenie podlegają obudowa, wyświetlacz, akumulator, wydruki fiskalnych. Wszystkie czynności wykonane przez serwisanta wpisywane są do książki urządzenia.

Przegląd kasy fiskalnej – to trzeba wiedzieć

Każdego przedsiębiorcę obowiązują odgórnie narzucone terminy przeglądu kasy fiskalnej. Przyjmuje się, że muszą być one wykonywane przynajmniej co dwa lata od ostatniej daty przeglądu, ale można też robić to corocznie, co wbrew pozorom zwykle kosztuje mniej. Zarówno za brak, jak i za nieterminowe przeprowadzenie przeglądu, przedsiębiorcy grożą poważne konsekwencje, gdyż traktowane jest to jako niewłaściwe prowadzenie księgowości. Z czym w takim razie trzeba się liczyć? Na osobę odpowiedzialną za terminowe zgłoszenie kasy fiskalnej do serwisu może zostać nałożona kara grzywny z tytułu wykroczenia skarbowego. Jeśli chcemy uniknąć nieprzyjemności ze strony Urzędu Skarbowego, trzeba pilnować wykonania przeglądu urządzenia w terminie. Wiele kas ma na odbudowie naklejkę z datą następnego przeglądu lub nawet samoczynnie informuje o obowiązkowym serwisie.

To podatnik odpowiada za terminowe zgłoszenie kasy fiskalnej do serwisu, co należy zrobić już z wyprzedzeniem a nie na ostatnią chwile. Powiadomić o tym fakcie powinno się już przy nadchodzącym terminie przeglądu, po czym całą procedurą zajmie się już wyznaczony do tego serwis. Jeśli z jakiś powodów dojdzie jednak do przekroczenia ustalonego terminu wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej, wszelkie opóźnienia mogą skutkować konsekwencjami ze strony US. Każda sytuacja jest rozpatrywana indywidualnie. Na bardziej dotkliwe konsekwencje narażeni są przedsiębiorcy, który korzystają z ulgi na zakup urządzenia fiskalnego. W praktyce wygada to tak, że jeśli w przeciągu trzech lat od zakupu kasy, a dokładniej od rozpoczęcia ewidencjonowania, nie zostanie ona zgłoszona do serwisu w wyznaczonym terminie, to konieczne będzie zwrócenie odliczonej/otrzymanej sumy pieniędzy. Rozliczenia trzeba też dokonać bez interwencji Urzędu Skarbowego. Warto wiedzieć, że istnieje sposób na uniknięcie sankcji karno-skarbowych za nieterminowe wykonanie przeglądu technicznego kasy fiskalnej. Wymaga to jednak podjęcia odpowiednich kroków w tym kierunku. Można samodzielnie złożyć do US zawiadomienie dotyczące popełnienia czynnego żalu.

• Ile może wynosić kara grzywny za niedotrzymanie terminu obowiązkowego przeglądu kasy fiskalnej?

Jeśli chodzi o samą karę grzywny, która może zostać nałożona na podatnika w wyniku wykroczenia skarbowego, to przyjmuje się od 1/10 do 20x wysokości minimalnego wynagrodzenia. W praktyce wygląda to zwykle tak, że konsekwencje mają postać mandatu karnego. Jego wysokość nie może jednak przekraczać podwójnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.

• Co z kasami fiskalnymi online?

W przypadku korzystania z kasy fiskalnej online kwestia związana z wykonywaniem okresowych przeglądów technicznych jest dużo mniej skomplikowana. Urządzenia te mają wbudowany system, który automatycznie przesyła wszystkie dane do Centralnego Repozytorium Kas. Dotyczy to też danych związanych z obowiązkowym przeglądem, dlatego podatnik może uniknąć dotkliwych konsekwencji karno-skarbowych.

Czy można w jakiś sposób uzyskać odroczenie terminu przeglądu kasy fiskalnej?

Pomimo tego, że termin wykonania okresowego przeglądu technicznego kasy fiskalnej uznawany jest za nieprzekraczalny, istnieją pewne wyjątki. Wynikać może to z obecnej sytuacji ogólnokrajowej na skutek ogłoszonej pandemii w związku z Covid-19. Zgodnie z ustaleniami Ministerstwa Finansów podatnicy w wyniku zagrożenia koronawirusem mogą ubiegać się o odroczenie terminu przeglądu urządzenia fiskalnego pod warunkiem, że dokonają stosownego zgłoszenia przed upływem jego pierwotnego terminu. Nie można wobec tego zrobić później, bo nie uchroni to przedsiębiorstwo przed nałożeniem na nie sankcji. Jakie w takim razie trzeba podjąć kroki? Wymagany jest odpowiedni wniosek, który po poprawnym wypełnieniu należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego. Innym rozwiązaniem będzie wykonania całej procedury zdalnie, czyli drogą elektroniczną.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *