Spotkania biznesowe są nieodłącznym elementem posiadania własnej firmy, jak również warunkiem uczestniczenia w międzynarodowych projektach dla swojego pracodawcy. Niejednokrotnie zdarza się, że takie spotkania to szansa na dodatkowe dotacje lub na zdobycie niezbędnego partnera biznesowego. Jak zachowywać się, aby zyskać sympatię oraz przekonać potencjalnego kontrahenta do naszej oferty?
Do spotkania należy się odpowiednio przygotować – przede wszystkim merytorycznie. Opanować trzeba zagadnienia, które poruszone zostaną podczas spotkania. Ważna jest również oficjalna prezencja: garnitur oraz koszula z długim rękawem jest obowiązkowa dla panów, wypastowane buty doskonale dopełnią strój. Panie mogą przybyć w ołówkowej spódnicy oraz bluzce w jasnych kolorach i eleganckich butach. Strój może zostać uzupełniony delikatną biżuterią.
Podczas spotkania odbywającego się w biurze naszej firmy warto przywitać gości już w holu lub czekać przy drzwiach. Goście powinni zostać zaproszeni do specjalnie przygotowanego pokoju oraz lub sali konferencyjnej. Na stołach powinny znajdować się filiżanki na kawę, termosy oraz zimne napoje.
Kiedy wszyscy zasiądą przy stole, warto przedstawić poszczególnych uczestników spotkania i wyjaśnić ich funkcje.
Jeśli naszymi gośćmi czy gospodarzami są przedstawiciele biznesowi ze Stanów Zjednoczonych, możemy pozwolić sobie na rozluźnienie atmosfery poprzez zaproponowanie mówienia sobie po imieniu.
Podczas spotkania warto wprowadzić gości w temat zebrania. Kolejnym krokiem będzie przedstawienie celów firmy oraz oczekiwań związanych ze współpracą. W jego trakcie obowiązuje kilka ważnych zasad, wśród których wymienić można nie wchodzenie w słowo innym rozmówcom, stosowanie języka poprawnego i pozbawionego wulgaryzmów. Istotne jest również, aby spotkanie przebiegało w miłej atmosferze.
Sytuacja nieco komplikuje się, kiedy naszymi rozmówcami są Azjaci. Japończycy oraz Chińczycy są przedstawicielami zupełnie innej kultury biznesu, przez co warto odpowiednio przygotować się do spotkania z nimi. Przede wszystkim warto pamiętać o wymianie uprzejmości – jest to wpisane w azjatycką kulturę. Przed spotkaniem warto wymienić kilka uwag o pogodzie, samopoczuciu, również tym, jak przyjemnie jest się spotkać przy jednym stole. Podczas przywitania i pożegnania nie wolno ściskać ręki zagranicznego gościa – kontakt cielesny jest w tej kulturze w biznesie niedopuszczalny. Warto przyswoić sobie delikatne ukłony, które funkcjonują w kulturze azjatyckiej od setek lat. Po zakończeniu spotkania warto podziękować naszym gościom za przybycie oraz wręczyć im wizytówkę. Tutaj ważna uwaga: przyjmując wizytówkę od Azjaty chwycić ją należy w palce obu dłoni, skłonić się i podziękować.
Prowadzący spotkanie ma obowiązek i prawo do tego, aby ogłaszać przerwy lub też zakończenie spotkania. Zanim jednak wszyscy rozejdą się w swoją stronę, warto podsumować rozmowę i przedstawić punkty, które udało się osiągnąć. Podczas pożegnania dziękujemy za poświęcony czas i wyrażamy nadzieję na kolejne, owocne spotkanie.
